SAP Schnittstelle für die Leistungsrückmeldung

Das Zusammenspiel der primären ERP Systeme eines Unternehmens führt zu einer Optimierung der Transparenz und Prozessverarbeitung und liefert einen durchgängigen Workflow.

Es gibt Systeme für die klassischen kaufmännischen Prozesse (z. B. Fakturierung, Controlling etc.) und Systeme für die klassischen operativen Prozesse (Logistik, Disposition etc.). Das Ziel eines Unternehmens sollte sein, diese Prozesse zu identifizieren und quasi als „EIN“ System zu betreiben. Jedes System hat seine spezielle Ausrichtung und Stärken und zusammen decken sie das gesamte Prozessspektrum eines Unternehmens ab. Das schafft nicht nur einen durchgängigen Workflow aller Systeme, sondern erhöht den Informationsgehalt der Unternehmensdaten um ein Vielfaches.

Erreicht wird das in dem man Schnittstellen nach aktuellem Stand der Technik und einem detailliertem Prozessverständnis aller Systeme baut und so die Systeme miteinander kommunizieren lässt.

Ausgangssituation

Das BMS soll führend bei der Auftragsanlage und Auftragsdurchführung sein. SAP muss aber über alle Aufträge informiert sein, da hier letztlich die Fakturierung und auch die Leistungsrückmeldung in die jeweiligen SAP-Kundenaufträge erfolgen soll. Beide Systeme verfügen also über die gleichen Aufträge, aber mit anderen Schwerpunkten. Um eine durchgängige Datenkonsistenz zu gewährleisten, muss ein System führend sein, in dem dann die Daten eingetragen werden. Daten, die auch für das andere System wichtig sind, sollen über eine Schnittstelle in Echtzeit übertragen werden.

Lösung

Durch den Einsatz von Webservices wird die Übertragung von Daten zwischen BMS und SAP ermöglicht. Diese haben den Vorteil in Echtzeit zu übertragen, Falscheingaben schon vor der permanenten Speicherung zu melden und korrigieren zu können und beide Systeme in der täglichen Arbeit nicht zu blockieren.

Ist der Auftrag im BMS angelegt, werden die Daten an SAP übertragen und SAP gibt – sofern alle Daten korrekt sind – die interne Auftragsnummer des nun in SAP automatisch angelegten Auftrags an das BMS zurück. Auch SAP erkennt die interne Auftragsnummer aus dem BMS. Somit sind die Aufträge beider Systeme eindeutig verknüpft und können miteinander kommunizieren. Wird ein Auftrag im BMS abgeschlossen, kann dort z. B. ein Faktura-Flag gesetzt werden, SAP erhält eine Status-Info  und der Auftrag kann im SAP fakturiert werden. Welche Leistungen im Detail auf der Rechnung erscheinen, übergibt wieder das BMS an SAP.

Weiterhin wird bei Abschluss eines Auftrags eine interne Leistungsverrechnung angestoßen und die Anzahl der Arbeitsstunden pro Mitarbeiter und Leistung an SAP übergeben. Ziel kann SAP CATS sein, welches die Daten in SAP weiter verteilt und verarbeitet.

Als Ergebnis kam es ist nicht nur zu einer Optimierung der Transparenz und der Prozessverarbeitung, sondern auch zu einer Erhöhung des „Wohlfühlfaktors“ der Mitarbeiter bei der Bedienung der Systeme. Durch die klare Aufteilung in welchem System welcher Prozess abläuft, ergänzen sich die Systeme und können ihre Stärken ausspielen ohne ihre „Schwächen“ offenbaren zu müssen. Nach dem Motto „Kein System kann alles gleich gut“, harmonisieren die Systeme und geben dem Mitarbeiter ein positives Feedback in der Anwendbarkeit und der Prozessverarbeitung. Dieses Ergebnis ist natürlich nicht zufällig entstanden, sondern war von Beginn an geplant und ist letztlich durch das Verbinden der detaillierten Prozessverständnisse beider Systeme

ENNI

Das sagt der Auftraggeber:

„Trotz der besonderen SAP-Struktur in unserem Hause, wurde die Schnittstelle zwischen BMS und SAP exklusiv und bedarfsorientiert programmiert. In der dafür erforderlichen Bearbeitungsmaske des BMS sind die zu meldenden Leistungsdaten klar strukturiert und übersichtlich dargestellt, was die Bedienung und Dateneingabe vereinfacht.

Diese übersichtliche Struktur ist erforderlich, um im nächsten Schritt die Leistungsdaten über mobile Endgeräte von den operativ tätigen Mitarbeitern über Tabletts selber erfassen zu lassen um diese Daten dann nur noch durch den Vorgesetzten auf Plausibilität zu prüfen und zur Übergabe nach SAP-Cats freizugeben.

Die Implementierung dieses Prozesses erspart ca. eine halbe Vollzeitäquivalente im Vergleich zur bisherigen Verfahrensweise, der händischen Direkteingabe in SAP-Cats.“  Ulrich Kempken, Abteilungsleiter Entsorgung, ENNI Stadt&Service Moers